硅谷的神奇之处在于,它有一段丰富的历史,创造出资本效率极高、规模庞大的公司。毫无疑问,这种成就的一部分在于软件工程本身的资本效率,其中技术给予了不可思议的杠杆作用,以创造新行业和颠覆传统行业。然而,随着公司规模的扩大,各个工程师需要协同工作,这导致了与行业无关的人员管理问题。

 

 

 

与其他行业不同的是,硅谷的自然倾向不是简单地为人员管理找到一个单独的解决方案,而是创建一个可扩展的管理模式。当然,技术是自然转向的地方。

 

 

 

在谷歌的成长阶段,早期的软件工程师Larry Schwimmer偶然发现了一个看似简单的解决方案,但这个方案在谷歌一直沿用至今,并在整个硅谷流传开来。在他的名为“Goole Snippets”的系统中,员工每周会收到一封电子邮件,要求他们写下上周做了什么,以及下一周计划做什么。回复会在公共空间进行编译,第二天通过电子邮件自动发送给全员。

 

 google snippets

上图为谷歌Snippets周报实例,来源于 https://18f.gsa.gov/2014/12/17/snippets/

 

 

许多顶尖的硅谷创业公司都有类似的流程。在Facebook,他们有一个叫做Colbert的系统,可以记录每周的“check-in”(更新工作进展)。Square的员工将他们每周制作的“Snippets”直接发给首席运营官基思•拉布伊斯。Palantir要求每周向管理人员发一封电子邮件,详细说明上周完成的工作以及未来一周的计划。

 

 

 

Google Snippets在任何规模上都是一个引人注目的生产力解决方案,各种规模的公司都采用了它——有些公司,比如拥有丰富谷歌DNA的SV Angel,每天都要制作snippet。这个过程迫使员工反思并快速写下工作的前瞻性计划,同时要求员工在实际工作中尽量不受干扰。

 

 

 

每天或每周留出时间来反思一天是一个强大的“生产力黑客”。在《进步原则》一书中,哈佛商学院教授Teresa Amabile和Steven Kramer得出了一个反直觉的结论,即朝着有意义的目标前进是员工工作的首要动力,而不是金钱激励或上司的压力。Amabile教授规定,每天要花5分钟时间进行反思,并受到老板虔诚的保护,以一天中的进步和挫折为中心。简单地说,能直接感受到工作进展的员工更快乐,更有生产力。

 

 

 

另一方面,Goolge Snippets能够正常工作是因为它对员工“心流”的干扰最小,能够在无需会面的情况下异步工作。这就形成了一个保罗.格雷厄姆提出的“创客的时间表”——大块的时间用来集中完成工作——而不是把工程师的一天分成经理的时间表来满足经理的需要。在Palantir,他们做电子邮件snippets,因为他们有强烈的反对开会的文化。此外,电子邮件作为一种交互界面,避免了诸如CRMs之类管理软件的问题。在CRMs中,员工需要花费宝贵的时间登录系统,输入高度结构化的信息,或者输入他们根本不用的信息。

 

 

 

通过自动化、数据存储和数据检索,谷歌将电子邮件周报流程转化为可伸缩的管理解决方案。个人的Snippets在整个组织中都是透明的,并且与MOMA系统中的个人的内部简历相链接,这样就将个人与团队成员和公司其他人的工作联系起来。它可以通过提供已经做了什么的记录来消除政治争论,这是人事管理的核心问题。

 

 

 

换句话说,谷歌Snippets是一个具有伸缩性的管理流程,因为透明性意味着单个工程师可以管理自己,也可以相互管理,而不必通过中间人。这是围绕原子工作单元的点对点管理的颠覆性力量。

 

 

 

硅谷公司聚焦于“如何改进工作系统”仍然是一个持续的竞争优势。以工作为中心意味着疯狂地专注于如何制定流程以消除所有障碍。谷歌、Zynga、Palantir、Square等公司的很多工程师都认为Google Snippets和OKRs(目标和关键结果)的流程有些烦人,与此同时,他们中的很多人承认,他们密切跟踪自己的Snippets和OKRs时最富有成效(译者注:嗨马OKR软件是综合了Google周报和Google OKR)。硅谷顶尖软件公司所特有的自主权和自由,在很大程度上可以归因于Google Snippets默默地完成了人员管理的工作。

 

 

本文由嗨马OKR翻译,转载请注明来源 。

译文:https://heimabao.com/blog/71-alibaba-zhoubao-google-snippets

原文:http://blog.idonethis.com/google-snippets-internal-tool/

 

 

译者后记:

 

1,不能因噎废食。

 

传统结构的基于Word/Excel文档的周报,的确有很多问题,在社交媒体上能看到很多职场人在控诉周报。但我们不能因噎废食,而应该像Google等硅谷公司一样,用创新的结构和流程来重构周报。

 

《OKR工作法》这本书有一个章节专门讲了OKR如何应用到周报场景。作者在2000年后的10年间,在雅虎等公司工作期间都要写周报,但她非常厌烦这个事情,觉得冗长乏味,浪费每个人的时间。直到她2010年去了Zynga:

 

他们的所有周报都会发送给整个管理团队,我很喜欢阅读它们。是的,我没写错:我喜欢阅读这些周报,即使最多的时候有20多份。这是为什么呢?因为他们用一个容易理解的格式去陈述重要信息。我通过这些内容来了解我需要做什么,并且从中了解哪些事正在往好的方向发展。值得一提的是,Zynga在早期的增长速度超过了我所见过的任何公司,我感觉沟通的效率也是Zynga成功很重要的一个原因。
《OKR工作法》

 

《OKR工作法》作者吸取了Zynga公司的周报实践经验,提出了新的周报格式建议,与Google Snippets的格式基本是一致的,是一个OPPP(OKR、Progress、Plan、Problem)结构的清单,格式精简,更容易阅读

 

 

OKR:

目标:向餐厅供应商证明我们所提供的优质茶叶的价值

关键结果:客户重复订购率85%(6/10)

关键结果:20%的重复订购客户能自助完成重复订购(5/10)

关键结果:完成25万美元的交易额(1/4)

 

上周:

P1:和TLM Foods签订合约-没完成,但有额外的订单惊喜

P1:完成订单系统的需求文档-完成

P1:三个销售候选人的面试-没完成,换一个招聘渠道,尝试沟通一下

 

下周:

P1:和TLM Foods达成交易

P1:给戴夫.吉姆顿发送录用通知书

P1:可用性测试,发现和解决自助下单系统的关键问题

 

备注:

有谁认识嗨马OKR公司的人吗?我们打算购买一个OKR与周报结合的软件,请帮我联系啊!

《OKR工作法》

 

 

我们中国的新造车势力之一,理想汽车公司采用的也是谷歌的OKR和Snippets周报,他们的周报/日报结构非常精简,而且和OKR做了结合:

 

 

  1. 每周一写「本周要事」,通常包含3-5件最重要的,与季度OKR、月度计划相关的要事。

  2. 每天早晨写「今日要事」,包含1-3件今日内最重要的事情,通常要求保持与「本周要事」的关联性。

  3. 每天晚上下班前写「今日完成」,包含对「今日要事」的回顾总结,也包含思考和困难。同时建议写出「明日要事」,包含自己对于明天最重要工作的预测与规划。

  4. 每周五(六)下班前,不仅写「今日完成」,也要写「本周要事」的总结和「下周要事」。

这些信息,在写完之后都要在第一时间「群发」,无法群发的工作日报,其价值至少折损50%以上。

 

辉哥奇谭,公众号:辉哥奇谭工作日报不简单

 

很多硅谷公司的周报软件也没有命名为传统的“每周状态报告”,而是用了“周反思、周反馈、周签到”这样的名称,这些名称也是在告诉人们,应该拿周报来做更有价值的事情,应该用来做敏捷回顾、团队沟通、自我管理,而不是我们传统意义上认为的进度监控,或没有磨洋工的证明。

 

 

2,周报有利于个人成长。

 

德鲁克在《卓有成效的管理者》中讲,任何一个知识工作者都是管理者,而要成为一个卓有成效的管理者,必须在思想上养成5个习惯,其中的3个习惯是:

 

(1)有效的管理者知道应该将他们的时间用在什么地方。他们所能控制的时间非常有限,他们会有系统地工作,来善用这有限的时间。

(2)有效的管理者重视对外界的贡献。他们并非为工作而工作,而是为成果而工作。他们不会一接到工作就一头钻进去,更不会一开头就探究工作的技术和手段,他们会首先自问:“别人期望我做出什么成果?”

(4)有效的管理者集中精力于少数重要的领域,在这少数重要的领域中,如果能有优秀的绩效就可以产生卓越的成果。他们会按照工作的轻重缓急设定优先次序,而且坚守优先次序。他们别无选择,只能要事第一。重要的事先做,不重要的事放一放,甚至不做,两种事都做,反倒会一事无成。

《卓有成效的管理者》

 

由此来看,一个好的周报,是帮我们成为“卓有成效的管理者”的重要工具。因为Google Snippets或OPPP式的周报,能让我们有一个专门的时间,去回顾自己一周的时间花费,去思考下周要作出什么成果和贡献,去为下周的目标排序,聚焦于要事。

 

 

3,周报有利于团队“敏捷”,有利于创新创业。

 

 

我个人以前也曾经很反感周报和周例会,在我担任部门负责人的很长一段时间,只召开一对一的周会议或小组周会议,从不召开全员周会,因为我有个执念,会议真正消耗的时间等于参会人数乘以会议时间。很长一段时间里,我也不理解敏捷Scrum方法论的做法,每个冲刺要召开5个会,在我看来太多时间浪费在会议上了。

 

 

直到我后来从零开始做SaaS业务时才认识到,每周的计划、观察和反思比执行还重要,需要花更多的精力,否则就很有可能在错的事情上做了过多投入。

 

 

就像《敏捷革命》作者提出的,为什么在实战中,两款战机被击落的数量相差10倍,并不是因为速度、机动性、推重、训练方式、战术的差异,而是因为一款战机的挡风玻璃是一整块的气泡状的玻璃,另款战机是由多个“A柱”支撑的多块玻璃,他们的观察效率极大影响了行动效率。也就是说,观察“做的结果”比做本身要重要很多,决定“做什么”比做本身要重要很多,因为这能让你做正确的事。

 

 

而周报给我们提供了一个专门的机会,让我们观察本周计划的结果,研究结果和计划的差距,从中反思和学习,并决定接下来一周做什么。实际上这与精益创业所提出的“构建-测量-学习”循环是一个方法,这样的工作方法,才能让我们应对VUCA时代的挑战,用敏捷工作方法应对不确定性,提升创新的成功率。

 

 

 

最后,我还是建议,只要你有成长意愿,你想变得卓有成效,你就应该写周报。只要你们想变得和很多硅谷公司一样,扁平管理、高效协作、保护心流、保护士气、敏捷创新,你就应该带领团队写周报。